¿COMO Y PORQUE HACER UN BALANCE GENERAL?

¿COMO Y PORQUE HACER UN BALANCE GENERAL?

El Balance General es un documento  financiero que muestra detalladamente los activos, los pasivos y el patrimonio con que cuenta una empresa en un periodo determinado, lo que permite tener un mejor control interno de la contabilidad electrónica de tu empresa, siendo información vital que los buenos gerentes y directos deben de tener.

Podríamos decir que el Balance es como el esqueleto de una empresa, nos proporciona información sobre la estructura de activos y pasivos, su distribución referente al plazo de vencimiento para los pasivos, y el grado de liquidez de las distintas posiciones de activo; además nos proporciona una valiosa información sobre el camino que ha seguido la empresa a lo largo del tiempo, si tienes dudas, los Proveedores de Facturación Electrónica pueden asesorarte.

Este estado se conforma de tres rubros importantes, los cuales forman la estructura del Balance General, a continuación te describimos más a fondo cada uno de ellos:

Activo

Esta cuenta registra el dinero que se encuentra físicamente en la empresa, por ejemplo en su caja fuerte, o bien el dinero que tiene depositado en las cuentas corrientes de instituciones bancarias.

También incluye los elementos físicos con que cuenta la empresa para realizar sus operaciones y que tienen una duración permanente, por ejemplo; edificios, terrenos, maquinaria, vehículos de transporte y muebles de oficina; en este rubro también se considera aquellos que tienen una duración temporal, por ejemplo materias primas y mercancía.

Por último, en este apartado se registran igualmente las deudas que tienen los clientes con la empresa, de hecho esta cuenta suele dividirse en Activo Circulante y Activo Fijo, dependiendo la fluidez de la cuenta.

Pasivos

Aquí se registran básicamente las deudas que tiene la empresa con sus proveedores, así como los pendientes con los bancos y otras entidades financieras.

En este rubro se engloban principalmente las deudas que la empresa posee, se reúnen las obligaciones y representa lo que se debe a terceros en cuentas, por ejemplo bancos, salarios, proveedores, impuestos.

Para clasificar los pasivos, podemos diferenciarlos entre:

• Pasivo Corriente (Circulante):las deudas que la empresa posee frente a terceros y deben devolverse a proveedores, bancos u otros acreedores.
• Pasivo no Corriente (Fijo):fondos propios propiedad de los titulares del Capital.

Patrimonio

Este apartado incluye las aportaciones hechas por los socios o accionistas además de registrar los beneficios o utilidades que ha obtenido la empresa, a continuación te mostramos esta infografía:

Comúnmente el Balance General se realiza de manera anual al finalizar el ejercicio económico de la empresa, sin embargo, también pueden elaborarse balances al inicio del ejercicio, a estos se les denomina “balances de apertura” o bien  balances con una periodicidad mensual, trimestral o semestral “balances parciales”.

Al analizar este estado podemos conocer la situación financiera de la empresa, y al estudiar la información podremos saber cuánto y dónde se ha invertido, cuánto de ese dinero proviene de los acreedores y cuánto proviene de capital propio, qué tan eficientemente está utilizando sus activos y administrando sus pasivos; una vez analizada la información, se podrán  tomar decisiones que ayuden a mejorar el estado financiero, sobretodo contando con un Sistema de Facturación Electrónica.

Efectuar Balances Generales, permite compararlos y conocer los estados financieros en diversos periodos en los que se realiza la contabilidad electrónica de tu empresa, esto permitirá saber si han aumentado los activos, en cuánto ha reducido las deudas, cuánto ha variado el patrimonio y si la empresa está cumpliendo con sus objetivos financieros.

Como ya hemos indicado, el Balance es la pieza fundamental que sirve a un analista para decidir si una empresa presenta una estructura sólida o no; digamos que una mala situación de balance, y por tanto, una mala situación financiera, sería aquella en la que una empresa posee gran cantidad de pasivos con vencimiento a corto plazo, y poca liquidez en sus activos. Esta es una situación muy común, sobretodo en la coyuntura actual, en la que gran cantidad de empresas han tenido problemas financieros, principalmente por el plazo de vencimiento de sus obligaciones financieras y un activo de largo plazo o simplemente por la falta de activo a su empresa.

Por otro lado, este estado financiero posee ciertas características que a continuación te enlistamos:

1. El orden va de acuerdo con la facilidad de convertir el dinero en efectivo para cada empresa.
2. La información no es estática, ya que puede cambiar en cualquier momento.
3. El saldo de las cuentas se puede representar en diferentes columnas, según la empresa.
4. El balance puede traer notas al pie de la página, explicando o aclarando las cuentas.
5. También se puede anotar cuentas fuente, complementarias y de orden según el tipo de sociedad.

La estructura del Balance General se conforma de las siguientes partes:

Encabezado

• Nombre de la empresa
• Nombre del balance
• Periodo contable

Cuerpo

• Activo
• Pasivo
• Capital Contable

Pie

• Nombre y firmas de quien realizo y autorizo
• Notas
• Rubros y cifras de las cuentas de orden

Este es un ejemplo:

Aunado a la anterior, también existen dos formas alternas de presentar el estado financiero:

Forma de Reporte

Consiste en clasificar el activo y el pasivo en una sola página, de tal manera que la suma del activo se le pueda restar verticalmente la suma del pasivo, para determinar el capital contable.

Este balance se basa en la formula Activo – Pasivo = Capital que expresada por medio de literales queda A – P =C:

Forma de cuenta:

En esta forma se emplean dos páginas, en la izquierda se anota la clasificación del activo y en la derecha el pasivo y el capital contable.

En esta forma se aplica la formula Activo = Pasivo + Capital literalmente A = P + C:

Por ultimo hablemos de las principales ventajas y desventajas de este tipo de estado financiero:

Ventaja

• Patrimonio Neto: El Balance Financiero te proporciona la información sobre la cantidad de capital a la que los accionistas tienen derecho, una de las secciones importantes del balance de situación, es el patrimonio neto, esto se determina restando los compromisos de los activos, al dividir este número por el número de acciones en circulación, te dice exactamente cuánto capital está disponible para cada acción; en última instancia, tú deseas invertir en una compañía que construye capital para los inversionistas.

Desventajas

• Carece de Información. Mientras que el balance puede proporcionar cierta información que se puede utilizar en la evaluación de una empresa, no proporciona la imagen completa, realmente es necesario mirar el estado de flujos de efectivo, el estado de resultados y otros factores para tomar una decisión informada.
• Sólo una Instantánea. Estudiar un balance de la empresa, es como mirar una fotografía, sólo ves la situación financiera de la empresa en ese momento exacto; si bien esto puede ser útil para ayudar a determinar cómo se está desempeñando la compañía en el corto plazo, no tiene en cuenta los factores a largo plazo.

Fuente: www.factura-e.mx